Orientações Gerais para Solicitações de Afastamento para Docentes:
Todas as solicitações de afastamento devem ser feitas via SEI (nacionais e internacionais), e respectivas autorizações e assinaturas serão também via SEI, dispensando o uso do formulário físico.
Todas as viagens devem ser registradas no SCDP, mesmo nos casos de afastamentos sem ônus ou com ônus limitado.
O solicitante sempre deve informar se receberá recursos financeiros externos para passagens ou diárias, para que não seja feito o registro no SCDP em duplicata.
Para mais informações, consulte: https://www.proad.ufg.br/p/27580-fluxo
IMPORTANTE
Ao final do período de afastamento o(a) servidor(a) deve anexar, em até 30 dias, Relatório das atividades desenvolvidas e documento que comprove a participação no evento/atividade;
Em caso de afastamento do país para ação de capacitação conforme Decreto nº 9.991/2019, ela deve estar prevista no PDP Plano de Desenvolvimento de Pessoas;
Caso o(a) servidor(a) tenha férias contíguas com o período do evento/atividade, favor informar o período das férias.
AFASTAMENTOS NACIONAIS - FLUXO E DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
O afastamento com ônus para UFG (diárias/passagens) deverá ser solicitado no SEI com 30 dias de antecedência do início do afastamento.
O afastamento sem ônus para UFG (diárias/passagens) deverá ser solicitado no SEI com 12 dias de antecedência do início do afastamento.
Fluxo antes da viagem:
Para solicitação de Afastamento no país, o interessado deverá seguir os seguintes passos:
1º passo – o interessado (servidor(a) que irá viajar) deve iniciar o processo no SEI – processo do tipo “Pessoal: Viagem a Serviço”;
2º passo – incluir no processo o formulário “Requisição de Afastamento Nacional (Formulário)” e assinar o formulário no SEI;
* veículo próprio somente para viagens com automóvel particular;
** início da missão: horário que inicia o evento.
3º passo - anexar no SEI os documentos que justifiquem o afastamento, tais como: convite, convocação, folder ou programação, panfleto, comprovante de inscrição, e-mail ou outros, com datas, localidades e horários dos compromissos, e justificativas quando necessárias.
* Se for com ônus para o IME/UFG, no processo SEI, deverá ser anexado cópia pdf do artigo a ser apresentado no evento.
4º passo – enviar e-mail, preferencialmente via SEI, para coordenacao.ime@ufg.br informando sobre a requisição, o número do processo e se irá receber recursos externos para passagens e/ou diárias.
5º passo – Caso seja com ônus para o IME/UFG, a solicitação será enviada para emissão de parecer que explicite e justifique a importância da participação do servidor para o mesmo e para o IME, por um dos docentes do IME/UFG (preferencialmente);
6º passo – Despacho da Direção do IME sobre a autorização.
AFASTAMENTOS INTERNACIONAIS - FLUXO E DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
Viagens internacionais devem ser cadastradas no SEI com 40 dias de antecedência do início do afastamento.
O servidor somente poderá ausentar-se do país após a publicação da portaria de autorização de afastamento no Diário Oficial da União.
1º passo – o interessado (servidor(a) que irá viajar) deve iniciar o processo no SEI – processo do tipo “Pessoal: Viagem a Serviço”;
2º passo – incluir no processo o formulário “Afastamento - Evento no Exterior (Formulário)” e assinar o formulário no SEI;
* veículo próprio somente para viagens com automóvel particular;
** início da missão: horário que inicia o evento.
3º passo – Anexar documento(s) que justifique(m) o afastamento, tais como carta-convite; documento comprobatório da atividade a ser desenvolvida, incluindo aceite da apresentação do trabalho, se houver, endereçado ao interessado, contendo local e período do evento; programação ou folder, panfleto, comprovante de inscrição ou outros, com datas, localidades e horários dos compromissos;
4º passo – Anexar documento comprobatório em caso de recebimento de auxílio financeiro (diária / passagem / bolsa) de órgão ou instituição públicos brasileiros;
5º passo – Anexar agenda ou programação do evento com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
6º passo – Justificativa quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado;
7º passo – A solicitação será enviada para emissão de parecer explicitando a importância da participação do servidor para o mesmo e para o IME, por um dos docentes do IME/UFG (preferencialmente);
8º passo – Despacho da Direção do IME sobre a autorização.
9º passo – No processo SEI, o IME anexará ofício com autorização da Direção da unidade, ou seu substituto legal;
10º passo – O processo será encaminhado para a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas, após a aprovação, através do SEI, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data de início do afastamento;
11º passo – Autorização para afastamento do país, devidamente publicada no Diário Oficial da União, na qual conste referência expressa ao ônus;
Prestação de Contas - Fluxo depois da viagem
Seja o afastamento com ou sem ônus para a UFG (diárias/passagens), a documentação a seguir deve ser apresentada no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, contados da data do retorno da viagem.
1º passo - em até 5 (cinco) dias úteis após a data de retorno, anexar e assinar o Relatório de viagem (formulário SEI), contendo agenda realizada, ações, programas ou plano de trabalho;
2º passo - apresentar justificativas se a viagem não saiu como o planejado, alteração de dias ou de agenda da missão;
3º passo – enviar e-mail, preferencialmente via SEI, para coordenacao.ime@ufg.br informando sobre a prestação de contas e o número do processo.
CHECK LIST PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS DIÁRIAS E OU PASSAGENS
Viagem realizada em meio de transporte aéreo: Canhotos dos cartões de embarque de todos os trechos ou declaração de embarque fornecida pela companhia aérea, no caso de dano ou extravio do bilhete.
Viagem realizada em transporte rodoviário: Bilhetes rodoviários.
Viagem realizada em veículo disponibilizado pela instituição: Comprovante do Veículo Oficial.
Viagem realizada em veículo próprio/particular: Relatório de Viagem.
Documentos comprobatórios da prestação do serviço ou da participação do beneficiário na atividade (Ata, cópias de certificados, listas de presença, foto, e-mail, relatórios, ateste, declaração ou outros documentos que comprovem a efetiva participação do servidor no evento).
Nas viagens ao exterior, com ônus ou com ônus limitado, o servidor deverá apresentar os cartões de embarque de todos os trechos, o Relatório de Viagem e o documento de participação no evento ou missão.
Devolução das diárias mediante Guia de Recolhimento da União – GRU, quando o deslocamento não se efetivar ou ocorrer em prazo menor que o previsto.